Lưu trữ tài liệu giấy song song với lưu trữ tài liệu số

Báo cáo một số vấn đề lớn về việc tiếp thu, chỉnh lý dự thảo Luật, Chủ nhiệm Ủy ban Pháp luật của Quốc hội Hoàng Thanh Tùng cho biết, dự thảo Luật sau khi được tiếp thu, chỉnh lý gồm có 8 chương với 61 điều.

Về thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ, có ý kiến đề nghị quy định tài liệu lưu trữ ở cấp xã là nguồn nộp vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh.

Thường trực Ủy ban Pháp luật nhận thấy, ý kiến của đại biểu Quốc hội là xác đáng. Kết quả khảo sát thực tế tại một số địa phương cho thấy, khối lượng hồ sơ, tài liệu được lưu trữ tại cấp xã rất lớn, chủ yếu là tài liệu chuyên môn nghiệp vụ chuyên ngành thuộc lĩnh vực hộ tịch, đất đai và tài liệu hình thành trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của chính quyền cấp xã, bao gồm cả tài liệu lưu trữ vĩnh viễn đã hết giá trị hiện hành.

Trong khi đó, nguồn lực về con người và cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ tại cấp xã còn hạn chế dẫn đến việc lưu trữ tại nhiều địa phương không bảo đảm, tài liệu bị hư hỏng, thất thoát. Vì vậy, tiếp thu ý kiến đại biểu Quốc hội, Thường trực Ủy ban Pháp luật đề nghị quy định tài liệu lưu trữ vĩnh viễn của cấp xã thuộc nguồn nộp vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh (khoản 4 Điều 9 của dự thảo Luật).

Có ý kiến đề nghị làm rõ tài liệu lưu trữ của các hội quần chúng đặc thù được Nhà nước giao nhiệm vụ, giao biên chế và hỗ trợ kinh phí hoạt động thuộc lưu trữ tư hay lưu trữ nhà nước.

Về vấn đề này, đa số ý kiến trong Thường trực Ủy ban Pháp luật và cơ quan chủ trì soạn thảo đề nghị quy định tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của hội quần chúng do Đảng, Nhà nước giao nhiệm vụ thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam; đối với tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các hội, tổ chức xã hội khác là tài liệu lưu trữ tư, thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.

Liên quan đến thời hạn nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử, đa số ý kiến trong Thường trực Ủy ban Pháp luật đề nghị tiếp thu ý kiến đại biểu Quốc hội chỉnh lý quy định về thời hạn nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử tối đa là 5 năm, nhưng tính từ năm tài liệu được nộp vào lưu trữ hiện hành và áp dụng thống nhất cho cả tài liệu giấy và tài liệu số.

Về lưu trữ tài liệu điện tử (Mục 3 Chương III của dự thảo Luật), Thường trực Ủy ban Pháp luật cho rằng, chuyển đổi số trong công tác lưu trữ là xu hướng tất yếu đang được nhiều nước trên thế giới thực hiện, trong đó có Việt Nam. Việc quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ số là yêu cầu khách quan, cần thiết để xây dựng Chính phủ số, xã hội số. Tuy nhiên, để phù hợp với thực tế công tác lưu trữ (hiện vẫn chủ yếu là lưu trữ tài liệu giấy, chỉ một số ít tài liệu được lưu trữ điện tử), nhất là khả năng đáp ứng của nguồn lực để bảo đảm tính khả thi, dự thảo Luật được thiết kế theo hướng quy định việc lưu trữ tài liệu giấy song song với lưu trữ tài liệu số và việc chuyển đổi từ lưu trữ tài liệu giấy sang lưu trữ tài liệu số được thực hiện theo lộ trình xây dựng Chính phủ điện tử, chính quyền điện tử và định hướng Chính phủ số, chính quyền số. Đồng thời, chỉnh lý quy định về lưu trữ tài liệu số để bảo đảm lưu trữ an toàn như thể hiện tại Điều 33 của dự thảo Luật. Bên cạnh đó, Điều 21 của dự thảo Luật đã quy định lập tài liệu lưu trữ dự phòng đối với tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt và tài liệu lưu trữ vĩnh viễn có nguy cơ bị hỏng nặng. Do đó, cơ quan thẩm tra đề nghị không bổ sung quy định chuyển tài liệu số sang tài liệu giấy để lưu trữ.

Đối chiếu kỹ với các thỏa thuận quốc tế mà Việt Nam là thành viên

Phát biểu tại phiên họp, Chủ tịch Quốc hội Vương Đình Huệ ghi nhận, ngay sau Kỳ họp thứ 6, Ủy ban Pháp luật, Bộ Nội vụ và các cơ quan liên quan đã phối hợp chặt chẽ, trách nhiệm, tiếp thu tối đa ý kiến của các đại biểu Quốc hội, qua đó chỉnh lý lại kết cấu, bố cục và nhiều nội dung trong dự thảo Luật.

Để tiếp tục hoàn thiện dự thảo Luật, Chủ tịch Quốc hội nhấn mạnh, trong tiếp thu, chỉnh lý, các cơ quan cần bám sát các quan điểm, nguyên tắc đã đề ra khi bắt đầu xây dựng Luật, tránh sa vào các vấn đề mang tính kỹ thuật; thể hiện rõ việc xây dựng Luật đã đạt được các mục tiêu đặt ra hay chưa, đạt được ở mức độ nào. Đồng thời, cần rà soát tính đồng bộ của hệ thống pháp luật và sự tương thích với các công ước quốc tế.

Chủ tịch Quốc hội đề nghị, từ nay đến khi trình Quốc hội xem xét, thông qua và cho tới trước khi ký chứng thực, cần tiếp tục rà soát để bảo đảm tính đồng bộ của hệ thống pháp luật, ví dụ như các vấn đề về chuyển đổi số, lưu trữ số, Chính phủ số, kinh tế số, xã hội số; đối chiếu với Luật Công nghệ thông tin, Luật An ninh mạng, Luật Tiếp cận thông tin, Luật Bảo vệ bí mật nhà nước, Luật Di sản văn hóa...

Bên cạnh đó, các cơ quan cần đối chiếu kỹ với các điều ước, thỏa thuận quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Hiện nay, Việt Nam là thành viên của Hội đồng Lưu trữ quốc tế, Hiệp hội Lưu trữ các nước có sử dụng tiếng Pháp... đồng thời ký kết các thỏa thuận song phương với nhiều quốc gia trong lĩnh vực này, vì vậy, cần rà soát kỹ lưỡng để bảo đảm thống nhất.

Về quản lý tài liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu, tài liệu, Chủ tịch Quốc hội cho rằng, phân cấp phân quyền là chủ trương đúng đắn, nhưng cần đảm bảo tính tập trung, thống nhất trong hoạt động lưu trữ. Vì vậy, các cơ quan cần tiếp tục rà soát nội dung liên quan đến vấn đề trách nhiệm cung cấp thông tin, kết nối, chia sẻ dữ liệu liên quan đến các lưu trữ Đảng, lưu trữ lịch sử của các ngành quốc phòng, công an, ngoại giao từ Trung ương đến địa phương. Theo Chủ tịch Quốc hội, cần có các quy định về việc các cơ quan này định kỳ báo cáo, kịp thời chia sẻ kết nối thông tin, dữ liệu về cho cơ quản lý nhà nước, để làm gia tăng giá trị tài liệu lưu trữ cũng như tính đồng bộ, thống nhất của hệ thống lưu trữ quốc gia.

Cho ý kiến về hoạt động lưu trữ của một số hội đặc thù, Tổng Thư ký Quốc hội, Chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội Bùi Văn Cường đề nghị quy đinh như luật hiện hành, tiếp tục giữ tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của hội quần chúng do Đảng, Nhà nước giao nhiệm vụ thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam. Mặt khác, theo Quyết định số 118-QĐ/TW của Ban Bí thư ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của hội quần chúng do Đảng, Nhà nước giao nhiệm vụ ở Trung ương, hiện có 3 Hội đặc thù được giao nhiệm vụ lưu trữ, và thực tế đã khẳng định các hội như Hội Chữ thập đỏ, Hội Nhà báo, Hội Luật sư… đều có vai trò quan trọng. Do vậy, cần quy định hoạt động lưu trữ với các hội đặc thù này để bảo đảm nguồn lưu trữ, tính bảo mật và phát huy thực tiễn trong nghiên cứu khoa học, lịch sử, phục vụ công tác quản lý nhà nước.

Đối với tài liệu lưu trữ cấp xã, Tổng Thư ký Quốc hội cho rằng, việc dự thảo Luật chỉ quy định hoạt động lưu trữ đối với tài liệu của HĐND và UBND mà không có quy định đối với cấp Đảng ủy là không thỏa đáng. Vì các tài liệu lưu trữ của Đảng ủy là những chủ trương để lãnh đạo hoạt động của xã rồi mới thể chế ở HĐND và quy định ở UBND. Do vậy, Tổng Thư ký Quốc hội Bùi Văn Cường đề nghị, nguồn tài liệu phải đủ ở cả 3 nguồn lưu trữ đối với cấp Đảng ủy, HĐND và UBND.

Nguồn: baotintuc.vn